第一章：為什么需要保護桌面文檔

1.1文檔與行政辦公相輔相成
對于每個行政單位的公務人員而言，每天至少有50%的時間與各種材料、報告、規劃文檔打交道。這些文檔資料是日常行政辦公至關重要的數據和信息之一，容不得半點差錯。雖然上下級的行文都通過OA等系統進行了管理和保存，但是我們還有大量正在進行的材料、素材、尚未正式成文的報告，這些文檔占比更高，甚至超過90%，與已經成文流轉在OA的制度、報告相比，而這90%與我們每個公務人員日常的工作息息相關。

每個人其實都會有自己的私人文檔資料庫：

√ 很多人都會習慣收集一些與自己本職崗位相關的資料，與本崗位相關的報告、專業相關的資料；

√ 有一些個人寫的不成文的資料，或者很多的歷史版本；

√ 正在做的，還沒正式提交的報告資料和方案；

這些資料隨時可能存在風險，影響公務人員的工作：

√ 不小心誤刪除了；

√ OFFICE崩潰了，文檔損壞了；

√ 好不容易修改好，領導說上個版本更好，找不回來歷史版本；

√ 機器壞了，優盤感染病毒了；

很多人都喜歡用優盤來給自己的重要文件做個備份，但是優盤感染病毒的故事經常發生，而且優盤丟失的情況也是有發生，更重要的是，IT管理員也不勝其煩，因為病毒經常騷擾整個辦公網絡，所以很多單位都考慮如何取消優盤的使用。

另外，在科室內部，大家也經常需要共享，而通過郵件、QQ、內部IM等工具，文件修改一次傳輸一次，對方修改后又傳輸回來繼續修改，文檔反復修改反復傳輸，造成一份協作文檔多個版本，文檔協作非常不方便。

因此，我們需要達成以下目標：

● 實現公務員的文檔安全保護，保護以文檔為載體的信息化資產，避免誤刪除、誤修改、感染病毒、優盤丟失導致耽誤工作，也需要考慮避免優盤當做共享介質，減少病毒隱患和風險。
● 推進科室內的辦公資料共享,同一科室，同一崗位的專業資料、參考資料可以共享，提升共享協作效率。
綜上，行政機關有必要減少一個公務員的辦公文檔保護和共享平臺，實現安全的公務員桌面文檔保護和備份，并且能使得集中存儲的文檔得到高效流轉，能隨時隨地訪問，簡易的操作和使用，高效的科室內文檔分享與協作。

第二章：解決方案：安全云盤為文檔辦公保駕護航

易享云是愛數針對解決以上問題而研發的產品，它是專為中小用戶打造的安全云盤，它可以幫助用戶方便的搭建一個統一的安全文檔備份和分享平臺。

2.1安全的文檔存儲和備份
● 2.1.1文檔數據自動同步實時保護

     可以實現文件的實時備份保護，任何在同步目錄下的文件修改即可實時同步備份，可以隨時查看歷史版本，不小心誤刪除后，可以通過云端回收站找回。

√. 歷史版本：PC客戶端操作的文件，系統全程記錄文件的修改歷史，用戶可通過歷史版本，找回所修改的文件內容。

√.云端回收站，支持誤刪除文件的回收，避免本地誤操作，基于文檔庫的回收站分類，對于大規模企業文件而言，更加清晰。

2.2隨時隨地多終端訪問
易享云可以支持PC客戶端訪問、網頁訪問、手機訪問、Pad訪問，并且文件的分類一致，無論在科室、在家、在出差路上，都能隨時隨地訪問，輕輕松松就能分享。

圖2.1：多終端訪問

● 2.3.1觸發下載與Windows體驗

易享云采用觸發下載機制，你看到了所有你有權限看的文件列表，但是文件是在云端，只有當你點擊文檔打開時才下載，這個創新可以實現在Windows資源管理器下面的操作與自動同步備份。易享云看到全部，使用少數，實時同步上傳，按需觸發下載，常用工作資料，批量下載。

圖2.2 自動同步與Windows體驗
標 1代表文檔已經同步至本地; 2代表正在同步，3 代表在云端未同步至本地
● 2.3.2全文檢索，快速找到想要的參考資料

      面對海量文檔中心，全文檢索是使用文檔的基礎，組織所有文檔集中存儲后，我們常常需要從海量數據中快速找到自己需要的文檔，易享云全文檢索是在服務器端搜索，能根據搜索詞，將標題或內容有搜索詞的基于自身權限范圍內的文檔全部可搜索到，搜索到即可打開查看。

● 2.3.3快速定位

有的時候，你知道有這樣的文件，但是你卻不記得他的位置，只記得模糊的文件名字。通過文件名關鍵詞就可以快速定位易享云里面任何有訪問的文檔了。

第三章：方案設計

3.1方案架構設計

根據用戶的整體數據大小及用戶規模，推薦構建基于安全文檔共享協作解決方案，可以隨時隨地訪問，實現文檔的分享與協作。拓撲圖如下：

1．易享云：負責實現智能存儲中心的安全存儲、文檔共享與協作、數據保護。

2．訪問方式：易享云支持PC客戶端訪問、網頁訪問、移動客戶端多種訪問方式靈活訪問，只需在PC、手機、Pad下載易享云客戶端，即可訪問，并且支持網頁訪問形式，無需下載客戶端即可快速訪問。

3.系統規劃：根據企業組織架構梳理用戶體系及文檔組織分類，可靈活配置權限體系以及存儲空間，優化文檔共享協作效率。