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    桌面辦公文檔安全解決方案

    日期:2018-05-25點擊率:4639

    第一章:為什么需要保護桌面文檔

    1.1文檔與行政辦公相輔相成
    對于每個行政單位的公務人員而言,每天至少有50%的時間與各種材料、報告、規劃文檔打交道。這些文檔資料是日常行政辦公至關重要的數據和信息之一,容不得半點差錯。雖然上下級的行文都通過OA等系統進行了管理和保存,但是我們還有大量正在進行的材料、素材、尚未正式成文的報告,這些文檔占比更高,甚至超過90%,與已經成文流轉在OA的制度、報告相比,而這90%與我們每個公務人員日常的工作息息相關。

    每個人其實都會有自己的私人文檔資料庫:

    √ 很多人都會習慣收集一些與自己本職崗位相關的資料,與本崗位相關的報告、專業相關的資料;

    √ 有一些個人寫的不成文的資料,或者很多的歷史版本;

    √ 正在做的,還沒正式提交的報告資料和方案;

    這些資料隨時可能存在風險,影響公務人員的工作:

    √ 不小心誤刪除了;

    √ OFFICE崩潰了,文檔損壞了;

    √ 好不容易修改好,領導說上個版本更好,找不回來歷史版本;

    √ 機器壞了,優盤感染病毒了;

    很多人都喜歡用優盤來給自己的重要文件做個備份,但是優盤感染病毒的故事經常發生,而且優盤丟失的情況也是有發生,更重要的是,IT管理員也不勝其煩,因為病毒經常騷擾整個辦公網絡,所以很多單位都考慮如何取消優盤的使用。

    另外,在科室內部,大家也經常需要共享,而通過郵件、QQ、內部IM等工具,文件修改一次傳輸一次,對方修改后又傳輸回來繼續修改,文檔反復修改反復傳輸,造成一份協作文檔多個版本,文檔協作非常不方便。

    因此,我們需要達成以下目標:

    ● 實現公務員的文檔安全保護,保護以文檔為載體的信息化資產,避免誤刪除、誤修改、感染病毒、優盤丟失導致耽誤工作,也需要考慮避免優盤當做共享介質,減少病毒隱患和風險。
    ● 推進科室內的辦公資料共享,同一科室,同一崗位的專業資料、參考資料可以共享,提升共享協作效率。
    綜上,行政機關有必要減少一個公務員的辦公文檔保護和共享平臺,實現安全的公務員桌面文檔保護和備份,并且能使得集中存儲的文檔得到高效流轉,能隨時隨地訪問,簡易的操作和使用,高效的科室內文檔分享與協作。

     

     

    第二章:解決方案:安全云盤為文檔辦公保駕護航

    易享云是愛數針對解決以上問題而研發的產品,它是專為中小用戶打造的安全云盤,它可以幫助用戶方便的搭建一個統一的安全文檔備份和分享平臺。

    2.1安全的文檔存儲和備份
    ● 2.1.1文檔數據自動同步實時保護

         可以實現文件的實時備份保護,任何在同步目錄下的文件修改即可實時同步備份,可以隨時查看歷史版本,不小心誤刪除后,可以通過云端回收站找回。

    √. 歷史版本:PC客戶端操作的文件,系統全程記錄文件的修改歷史,用戶可通過歷史版本,找回所修改的文件內容。

    √.云端回收站,支持誤刪除文件的回收,避免本地誤操作,基于文檔庫的回收站分類,對于大規模企業文件而言,更加清晰。

     

    2.2隨時隨地多終端訪問
    易享云可以支持PC客戶端訪問、網頁訪問、手機訪問、Pad訪問,并且文件的分類一致,無論在科室、在家、在出差路上,都能隨時隨地訪問,輕輕松松就能分享。

     

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    圖2.1:多終端訪問

    ● 2.3.1觸發下載與Windows體驗

    易享云采用觸發下載機制,你看到了所有你有權限看的文件列表,但是文件是在云端,只有當你點擊文檔打開時才下載,這個創新可以實現在Windows資源管理器下面的操作與自動同步備份。易享云看到全部,使用少數,實時同步上傳,按需觸發下載,常用工作資料,批量下載。

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    圖2.2 自動同步與Windows體驗
    標 1代表文檔已經同步至本地; 2代表正在同步,3 代表在云端未同步至本地
    2.3.2全文檢索,快速找到想要的參考資料

          面對海量文檔中心,全文檢索是使用文檔的基礎,組織所有文檔集中存儲后,我們常常需要從海量數據中快速找到自己需要的文檔,易享云全文檢索是在服務器端搜索,能根據搜索詞,將標題或內容有搜索詞的基于自身權限范圍內的文檔全部可搜索到,搜索到即可打開查看。

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    2.3.3快速定位

    有的時候,你知道有這樣的文件,但是你卻不記得他的位置,只記得模糊的文件名字。通過文件名關鍵詞就可以快速定位易享云里面任何有訪問的文檔了。

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    第三章:方案設計

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    3.1方案架構設計

    根據用戶的整體數據大小及用戶規模,推薦構建基于安全文檔共享協作解決方案,可以隨時隨地訪問,實現文檔的分享與協作。拓撲圖如下:

    1.易享云:負責實現智能存儲中心的安全存儲、文檔共享與協作、數據保護。

    2.訪問方式:易享云支持PC客戶端訪問、網頁訪問、移動客戶端多種訪問方式靈活訪問,只需在PC、手機、Pad下載易享云客戶端,即可訪問,并且支持網頁訪問形式,無需下載客戶端即可快速訪問。

    3.系統規劃:根據企業組織架構梳理用戶體系及文檔組織分類,可靈活配置權限體系以及存儲空間,優化文檔共享協作效率。

                   

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